Ga naar inhoud

Minder administratie, meer overzicht: zo pak je het aan

Voor de zomer verscheen het rapport van de Algemene Rekenkamer: leraren in het primair onderwijs besteden gemiddeld 6 tot 8 uur per week aan administratie. Tijd die je liever anders besteedt. Veel scholen ervaren die druk dagelijks, terwijl een groot deel van de administratie slimmer en sneller kan. 4 praktische tips hoe jij je administratieve druk kan verlichten.

1. Voorkom zoekwerk: noteer op de juiste plek

Leerlinginformatie staat op vaak op veel verschillende plekken verspreid. Daar gaat het vaak mis. Heb je bijvoorbeeld IQ-scores ontvangen? Registreer dit dan in ParnasSys. Dat geldt ook voor medische gegevens. Daar zijn geen aparte bestandjes voor nodig, tenzij je een medische uitdraai hebt bijvoorbeeld. Daarnaast is het belangrijk om informatie binnen ParnasSys op de juiste plek te noteren. Komt er bijvoorbeeld een psychologisch onderzoek binnen? Noteer het IQ direct even onder de toetsen, dat voorkomt later zoeken.

Tip: gebruik de velden die er al zijn. Medische gegevens noteer je in het veld ‘medisch’ onder kopje Personalia. Zet de kolom Medische gegevens ook "aan" op de groepskaart m.b.v. de kolommenkiezer. Zo zie je direct bij welke leerlingen er medische gegevens zijn ingevuld.

Voor oudergesprekken of formulieren maak je een notitiecategorie met een vast format. Dan hoef je niet steeds opnieuw de basis te typen en kun je direct beginnen.

Screenshot ‘medische gegevens’

2. Maak je OPP’s binnen veel kortere tijd

Als je ParnasSys als basis hanteert voor je informatie scheelt dat je niet alleen veel zoekwerk, maar kost het maken van OPP’s je ook veel minder tijd. Als je het leerlingdossier zorgvuldig bijhoudt komen veel gegevens namelijk automatisch in het OPP terecht. Dat scheelt je veel overtypen. Cyclisch werken is ook ingebouwd: als je een OPP afrondt en een nieuw plan maakt, dan neemt ParnasSys de inhoud (behalve de evaluatie) van het afgeronde OPP mee naar het nieuwe OPP. Let op, gebruik de knop kopiëren en niet Nieuw OPP opstellen.

Naast OPP’s kun je met een slim ingericht ParnasSys ook heel gemakkelijk je OSO’s (overstapservice onderwijs) klaarzetten. Je kunt dan heel gemakkelijk ondersteuningsbehoeftes, notities en bestanden aanvinken die meegestuurd moeten worden. Dat is AVG-technisch ook veel veiliger dan het via de mail versturen.

Daarnaast maakt zorgvuldig administreren in ParnasSys de overdracht bij wisselingen van ib’ers en leerkrachten eenvoudiger. Als er allerlei bestandjes in bijvoorbeeld Sharepoint staan wordt overdracht erg lastig door de jaren heen. In ParnasSys hou je overzicht met de groepskaart wat de overdracht makkelijker maakt.

Bijlage (notities) in OSO (overstapservice onderwijs)

Aanvinken ondersteuningsbehoeftes

3. Maak afspraken binnen je team

Een groot knelpunt is op veel scholen onduidelijkheid over wie wat doet. Bij een nieuw IQ-onderzoek is het dan bijvoorbeeld de vraag wie het bestand moet uploaden en wie de informatie verwerkt in de ondersteuningsbehoeftes en IQ-testregistratie. Maak daarom duidelijke afspraken over invoer. Plan daarnaast een scholing in waarin je alles leert over hoe jij de groepskaart goed inzet.

4. Schrijf alleen wat nodig is

Met name rondom zorgleerlingen loopt de administratielast snel op. Groeps- en handelingsplannen slokken veel tijd op. Maar is alles echt nodig wat veel scholen doen? Onze tip: schrijf alleen wat echt nodig is! Noteer niet bij ieder individu de hele basisondersteuning, terwijl dat niet hoeft. Op een cluster 4-school heeft bijvoorbeeld elke leerling structuur nodig. Dat hoort bij het basisaanbod en hoeft niet in elk plan. Hiermee bespaar je veel tijd. Vuistregel: schrijf alleen op wat afwijkt of extra nodig is

Soms denken we in de onderwijswereld dat we heel veel moeten, maar uit het recent verschenen rapport Ruimte in Regels van de Inspectie van het Onderwijs blijkt dat er meer keuzevrijheid is dan vaak gedacht wordt.

Start met efficiënter werken op jouw school

Met bovenstaande tips verlicht je de administratieve druk op jouw school. Slimmer werken met ParnasSys betekent meer tijd en energie voor waar het echt om draait: de leerlingen. Wil je samen kijken hoe jouw team ParnasSys optimaal leert benutten? Neem contact op met Gerda Schokker, we helpen je graag op weg.