Gebruik jij Kindkans binnen je samenwerkingsverband? Dan weet je hoe belangrijk het is om zorgvuldig met gegevens om te gaan. Toch gebeurt het regelmatig dat er iets misgaat met het beschermen van data. Dit kan leiden tot klachten, reputatieschade en soms zelfs juridische gevolgen. Scholen en besturen staan onder toenemende druk om hun verantwoording op orde te hebben. Daarom biedt Kindkans een praktische AVG-check aan. Zo weet je binnen één dag waar de belangrijkste verbeterpunten liggen.
Dit houdt de AVG-check in
De AVG-check is een heldere checklist die de privacywetgeving koppelt aan het gebruik van Kindkans. Er wordt samen met jou gekeken of het beleid niet alleen op papier staat, maar ook leeft in de organisatie. Hoe goed is privacy ingebed in de dagelijkse praktijk?
Tijdens de check worden verschillende aspecten meegenomen, ook bijvoorbeeld de website: is er een actuele privacyverklaring, cookieverklaring en worden persoonsgegevens niet onnodig zichtbaar gedeeld? Of hoe zorgvuldig worden bijvoorbeeld de rollen en rechten binnen Kindkans beheerd?
De checks worden uitgevoerd door adviseur Martin de Goffau. Hij heeft ruim 7 jaar ervaring op het gebied van AVG en is naast zijn werk voor Kindkans actief als privacy officer bij een schoolbestuur. Daarnaast is hij voor meerdere schoolbesturen functionaris gegevensbescherming.
Hier gaat het vaak mis
De wet verplicht ieder samenwerkingsverband om bepaalde documenten en analyses te hebben, zoals een risicoanalyse (DPIA), ook specifiek voor Kindkans. Veel samenwerkingsverbanden deden dit bij de start, maar het moet periodiek worden herhaald.
Daarnaast zien we dat gegevens vaak te lang bewaard blijven. Sommige gegevens, zoals NAW-gegevens, mogen slechts twee jaar worden bewaard, terwijl bekostigingsgegevens en TLV’s zeven jaar bewaard moeten blijven. Kindkans maakt het gemakkelijk om dit goed inzichtelijk te krijgen, maar je moet het wel definitief maken als Kindkans-gebruiker.
Direct resultaat
Aan het eind van de dag waarop de AVG-check plaatsvindt ontvang je een concreet adviesrapport in je mailbox. Daarmee kun je direct aan de slag om jouw samenwerkingsverband verder AVG-proof te maken. De AVG-check geeft overzicht en rust. Je weet waar je staat en wat nog beter kan.
Ervaringen uit de praktijk
Samenwerkingsverband Aan den IJssel liet onlangs een AVG-check uitvoeren.
Sandra van der Steen vertelt:
“We hadden geen directe problemen, maar wilden zeker weten dat we alles goed deden. Tijdens de check ontdekten we bijvoorbeeld dat bij het terugzetten van een hulpvraag naar een school de voor- en achternaam in de statusregel zichtbaar was. Dat is niet wenselijk en dat hebben we ter plekke met Martin aangepast.”
De sessie was overigens meer een gesprek dan een vaste checklist. Er was daardoor ruimte voor diverse vragen:
“We bespraken bijvoorbeeld hoe we omgaan met personeelswisselingen en het koppelen van nieuwe ib’ers. Dat blijft een aandachtspunt. Daarnaast konden we meteen vragen stellen over zaken als geblokkeerde accounts. Handig dat daar ook tijd voor was, ook al gaat dit meer over algemene security dan specifiek AVG.”
Na afloop ontvingen Sandra een duidelijk rapport met aanbevelingen, maar vooral ook bevestiging dat ze op de goede weg zijn.
“Ik raad ieder samenwerkingsverband aan om met de AVG-check aan de slag te gaan. Je leert altijd iets nieuws, en het geeft rust dat je AVG-beleid echt goed staat. Martin is deskundig en prettig om mee te sparren.”
Ook aan de slag met jouw AVG-check?
Wil jij zeker weten dat jouw samenwerkingsverband volledig AVG-proof werkt? Met de Kindkans AVG-check krijg je binnen één dag helder inzicht in verbeterpunten en concrete handvatten om risico’s te voorkomen.
Maak vandaag nog een afspraak en zorg dat jouw privacybeleid écht op orde is.
